SKala-CAMPUS
10 Schritte zur erfolgreichen Projektpräsentation in unter 10 Minuten
Es gelingt nur Wenigen, ihr eigenes Projekt in kurzer Zeit
überzeugend darzustellen. Oft sind Projektleitende auf eine solche
Kurz-Präsentation nicht vorbereitet. Die gute Nachricht ist: Man kann es
lernen und einüben. In den folgenden zehn Tipps finden Sie Anregungen,
worauf Sie sich bei einer Kurz-Präsentation konzentrieren sollten.
Wann haben Sie das letzte Mal versucht, einer fremden Person Ihre Projektarbeit in wenigen Sätzen zu erklären?
Die Fähigkeit, sein Projekt in einer auf das Wesentliche verdichteten Fassung darstellen zu können, wird angesichts knapper Förderbudgets immer wichtiger. Denn für die gesamte Bandbreite des Fundraisings – sowohl für das Stellen eines Förderantrags als auch für die Bewerbung um eine Preisausschreibung oder für ein Sponsorengespräch – ist dies gleichermaßen relevant.
Unsere Tipps basieren auf den jahrelangen Erfahrungen von PHINEO mit Fördernden und ihren Wünschen sowie mit Projekten und ihren Bewerbungen. Unsere inhaltlichen Empfehlungen gelten für die Schriftform ebenso wie für das persönliche Gespräch. Worauf sollten Sie achten?
1. Konzentrieren Sie sich auf die Bedarfslage
Fangen Sie nicht bei „Adam und Eva“ an, um die Genese Ihres Projekts zu erzählen. Viel wichtiger ist die Frage: Warum braucht es gerade dieses Projekt? Belegen Sie mit zwei bis drei prägnanten Fakten, welches gesellschaftliche Problem Sie angehen und warum Ihr Projekt eine gute Problemlösung bietet. Wenn Sie damit überzeugen, dass die Gesellschaft Ihr Projekt braucht, wird gleichzeitig deutlich, dass Ihr Projekt Förderung verdient.
2. Seien Sie konkret
Wer wenig Zeit oder Raum zur Beschreibung komplexer Sachverhalte hat, flüchtet oft in Abstraktionen. Dazu werden Schlagworte aneinander gereiht, die dann leicht ins Phrasen- oder Formelhafte abrutschen. Verhindern Sie dies, indem Sie in Ihren Ausführungen möglichst konkret bleiben. Bauen Sie ein Beispiel ein, das Ihre Aussage verdeutlicht. Dies schafft bei der Leser*innenschaft oder den Zuhörenden persönliche Nähe und vielleicht sogar Betroffenheit.
3. Zeigen Sie sich als Kenner*in Ihrer Zielgruppe
In eine Kurzdarstellung gehört die Beschreibung Ihrer Zielgruppen. Bleiben Sie aber nicht bei pauschalen Begrifflichkeiten stehen („Jugendliche, ihre Eltern und Lehrkräfte“). Konzentrieren Sie sich lieber auf Ihre primäre Zielgruppe und machen Sie deutlich, dass Sie diese kennen und wissen, wo der Schuh drückt und wo Hebel anzusetzen sind, um ihr zu helfen.
4. Bereiten Sie ein kurzes Statement als Türöffner vor
In vielen Situationen haben Sie keine Gelegenheit für eine Präsentation. Sie müssen zunächst überhaupt erst Interesse wecken. Die Aufmerksamkeitsspanne beträgt hierbei nicht viel mehr als zwei Minuten. Darauf sollten Sie vorbereitet sein – doch dies ist nicht so einfach, wie es klingt. Was lässt sich in zwei Minuten über Ihr Projekt sagen, was das Interesse Ihres Gegenübers wecken und als Türöffner dienen kann? Fokussieren Sie sich auf das unbedingt Wichtige und bringen Sie auf den Punkt, was Ihr Projekt einzigartig macht. Haben Sie den Mut, alles andere wegzulassen.
5. Vermeiden Sie platte Werbesprüche
Projekte stehen zunehmend in Konkurrenz um die wenigen Fördertöpfe. Es ist festzustellen, dass die Texte in Projekt-Präsentationen vermehrt reißerisch und reklamehaft werden. Vermeiden Sie dies! Statt mit Werbebotschaften punkten Sie eher mit Fakten. Dies belegt auch Ihre Seriosität und zeigt, dass Sie Ihre Leser*innenschaft oder den Zuhörenden als kompetent wahrnehmen.
6. Stellen Sie Besonderheiten Ihres Projekts heraus
Auch wenn reißerische Werbung zu vermeiden ist, bedeutet dies nicht, dass Sie nicht Ihre Einzigartigkeit („USP“) deutlich herausstellen sollten. Reihen Sie dazu nicht nur schlicht einen Superlativ an den anderen, sondern denken Sie vom Nutzen her, den Sie schaffen: Was können Sie besonders gut? Was bieten Sie Ihrer Zielgruppe, was von besonderem Nutzen für sie ist? Dies gehört an eine zentrale Stelle Ihrer Präsentation.
7. Zeigen Sie die Resultate Ihrer Arbeit
Viele Projekt-Präsentationen wecken hohe Erwartungen und belassen es dann dabei. Dagegen sollten Sie – soweit Ihr Projekt schon eine Zeitlang gelaufen ist – auch Resultate anbieten. Dazu bedarf es nicht unbedingt einer wissenschaftlichen Evaluation. Viele Resultate können Sie durch eigene Beobachtung und Befragung selbst gewinnen. Wichtig ist aber: Präsentieren Sie diese nicht in einer willkürlichen Ansammlung, sondern gut strukturiert. Auch einzelne Zitate oder Beispielsfälle sind geeignet. Aber nur wenn sie charakteristisch sind, haben sie auch Aussagekraft.
8. Präsentieren Sie sich als lernende Organisation
Viele Förder*innen zeigen sich von einer Präsentation ausschließlich positiver Resultate unbeeindruckt, wissen es aber zu schätzen, wenn zwischendurch das Lernen aus Fehlern belegt wird. Lassen Sie daher in Ihre Präsentation einfließen – ggf. anhand eines Beispiels – wie Sie mit Fehlern produktiv umgehen und sie für innovatives Lernen nutzen (Fehlerkultur).
9. Bleiben Sie in einer Kurz-Präsentation unter 10 Minuten
Wenn es um Ihr eigenes Projekt geht, ist es nur zu verständlich, wenn Sie lieber Stunden als Minuten darüber reden möchten. Beim Sprechen kommt Begeisterung auf und zahlreiche Details kommen ins Gedächtnis, was es erschwert, sich kurz zu fassen. Aber Sie müssen sich klar machen: Forschungen zeigen, dass bei einem Video die Aufmerksamkeit schon nach zwei Minuten sinkt und nach sechs bis neun Minuten überwiegend ganz verloren geht. Sie sind für jeden Fall gut vorbereitet, wenn Sie eine Kurz-Präsentation sowohl von zwei Minuten („Türöffner“) als auch von maximal zehn Minuten entwickeln.
10. Halten Sie weiterführende Unterlagen bereit
Die genannten Tipps für eine Kurz-Präsentation (unter zehn Minuten) sollten nicht zu dem falschen Schluss verleiten, dass kein Bedarf für weiterführende Informationen oder Unterlagen besteht. Entscheidend ist aber die Reihenfolge: Oftmals müssen Sie zunächst Interesse wecken. Wenn dies gelungen ist, sollten Sie in der Lage sein, sofort auf eine Broschüre, einen aktuellen Jahresbericht oder eine (gute) Website-Darstellung verweisen zu können. Tipps und Tricks zum wirkungsorientierten Jahresbericht finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Wichtig ist in jedem Fall: Die Präsentation muss gut vorbereitet und eingeübt werden. Eine praktische Vorbereitung kann z. B. auch so aussehen, dass Sie eine kurze schriftliche Präsentation oder ein kurzes Präsentations-Video erstellen, das Sie auf Ihrer Website platzieren und bei Bedarf an potentielle Fördernde übersenden können.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie sich zu dem Thema Projektpräsentation austauschen, oder generell in den Kontakt mit anderen NPO-Mitarbeitenden treten möchten, kommen Sie gerne in unsere facebook-Gruppe zur virtuellen Kaffeepause des SKala-CAMPUS.
Bei Fragen und Anregungen zum SKala-CAMPUS schreiben Sie uns an: SKala-Campus@phineo.org
