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Agil arbeiten mit den Objective Key Results (OKR)

Berlin, 26.04.2019

Thema: Neues aus der Zivilgesellschaft

Wunderwaffe oder nur ein Hype?

Objectives and Key Results (OKR) stehen bei internationalen Konzernen wie Google hoch im Kurs, weil das Modell flexibleres und zielgerichteteres Arbeiten in Teams verspricht.

Wir erklären, was es mit den OKRs auf sich hat und warum sie auch für die Non-Profits ein spannendes Modell sind.

Grundidee von Objectives and Key Results

Das  Grundprinzip der OKRs ist schnell erklärt. Ein Team bestimmt gemeinsame Ziele, die sogenannten Objectives. Diese Ziele sind eher abstrakt und möglichst motivierend, bspw. eine höhere Kundenzufriedenheit mit dem Unternehmen. Anschließend werden diesen übergeordneten Zielen passende Key Results zugeordnet. Dabei handelt es sich um konkrete und ambitionierte Meilensteine, die idealerweise messbar sind.

Im Fall der Kundenzufriedenheit könnte ein Key Result bedeuten, dass z.B. mindestens 80% der Kunden positives Feedback geben. Aus den Meilensteinen ergeben sich dann wiederum konkrete Arbeitsaufträge, die die Teammitglieder selbstständig entwickeln und durchführen.

Alle drei Monaten überprüft das Team den Fortschritt:

  • Welche Meilensteine konnten erreicht werden, welche nicht?
  • Was braucht das Team zur Erreichung der Meilensteine, was steht vielleicht im Weg?

Nach der gemeinsamen Reflexion wird dann der Plan für die nächsten drei Monate angepasst. Ziele ändern sich dabei in der Regel nicht, sehr wohl aber die Meilensteine.

"Die Zielgruppe, die am meisten von OKRs profitiert, sind ergebnisorientierte Teams, die im Zustand der Unsicherheit arbeiten", sagt Dr. Daniel Westphal von etventure, einem Beratungsunternehmen, das sich auf digitale Transformationsprozesse in Unternehmen spezialisiert.

Vorteile von Objectives and Key Results

Der Mehrwert von OKRs liegt auf der Hand: Die Methode regt zum kreativen Austausch an. Gemeinsam die Ziele zu bestimmen, stärkt den Zusammenhalt und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder in dieselbe Richtung laufen – auch wenn sie teilweise unabhängig voneinander arbeiten.

Die regelmäßigen, alle drei Monate stattfindenden Treffen bieten den Raum, um Erfolge und Misserfolge miteinander zu teilen und voneinander zu lernen. 

Entscheidend: positive Grundhaltung im Team

Objectives und Key Results sollten nicht von oben verordnet werden. Zwar ist es notwendig, dass Führungspersonen sie unterstützen und dass sie zur Organisation passen. Gleichzeitig müssen sie aber auch von den Teammitarbeitenden getragen werden.

"Mit der Methode kann ein Unternehmen Kernthemen wie Agilität und Freiheit relativ niedrigschwellig einführen. Eine wichtige Voraussetzung, damit das Ganze funktioniert, ist allerdings ein Grundvertrauen und eine Kultur der Partizipation im Unternehmen", sagt Westphal. Es geht bei den OKRs nicht nur darum, ein aktuell modernes Instrument anzuwenden.

Ohne Mut und Wille zu Veränderung geht es nicht. Denn die Grundidee von OKR kann die Logik von manchen Unternehmen erst einmal gehörig auf den Kopf stellen: "Zuerst einmal ist es wichtig, dass allen Mitarbeitern ganz klar ist, warum das Unternehmen ein Ziel erreichen möchte und wie der Erfolg gemessen wird. Denn Messbarkeit bezieht sich hier nicht auf die konkreten Handlungen des Teams. Vielmehr muss gemessen werden, ob die Handlungen ihre beabsichtigte Wirkung erzielt haben. Ist dieses Umdenken von der Handlung zur Wirkung erstmal geschehen, dann ist die Methode dahinter schon fast austauschbar. Es geht also mehr darum, am Mindset zu arbeiten, als sich eine bestimmte Methodik einzukaufen."

Wirkungsorientierung & Objective Key Results - Geschwister im Geiste?

Die Parallelen von OKRs und Wirkungsorientierung sind deutlich: Sich mit klar definierten Zielen einen Orientierungspunkt zu setzen, bevor sich daraus einzelne Angebote und Indikatoren ableiten, ist auch ein zentrales Thema der Wirkungsorientierung.

Anstatt nur über einzelne Outputs zu diskutieren, richtet sich der Fokus auf die Veränderung, die man bei der Zielgruppe und in der Gesellschaft erreichen möchte. Somit bleiben einerseits die Mission stets im Blick und die Angebote passgenau.

Wer diesen Prozess gemeinsam im Team durchläuft, profitiert doppelt: Die Teammitglieder identifizieren sich nicht nur stärker mit ihrer Arbeit. Sie ziehen auch Nutzen aus der gestiegenen Transparenz, die durch regelmäßige und offene Abstimmungen entsteht.

Lernen ist gleichermaßen ein Kernthema von Wirkungsorientierung und OKR. Für beide gilt: Durch den Austausch in kurzen regelmäßigen Abständen entsteht eine Lernkultur, in der scheitern zu einer wertvollen Information für laufende Verbesserungen wird.

„PHINEO arbeitet mit dem wirkungsorientierten Steuerungskreislauf“, so Dr. Franziska Pfitzner-Eden von PHINEO, „und der funktioniert ziemlich analog zu den OKRs. Man plant gemeinsam ein Projekt, setzt einzelne Bausteine um, analysiert inwiefern Wirkungen aufgetreten sind und kommt dann wieder an den Planungstisch zurück.

Mit Blick auf die Wirkungsziele, die man vorher festgehalten hat, fragt man sich gemeinsam, wie man was bei der Zielgruppe bewirken konnte. Sind die erwünschten Wirkungen eingetreten, dann kann es so weitergehen. Wenn nicht, dann besteht jetzt die Chance, aus Vergangenem zu lernen und es beim nächsten Mal einfach besser zu machen.“

PHINEO arbeitet seit fast zehn Jahren daran, Wirkungsorientierung in der Zivilgesellschaft zu verankern. Benjamin Fraaß, der als langjähriger Berater bei PHINEO tätig ist, freut sich deshalb, dass Wirkungsorientierung auch in der Wirtschaft immer mehr zum Thema wird: "Wir beobachten mit großem Interesse, wie die partizipative Haltung der Wirkungsorientierung durch Management-Tools wie OKR auch in der Wirtschaft aufgegriffen wird. Gleichzeitig schauen wir darauf, was wir aus der Wirtschaft in den Nonprofitbereich zurückübersetzen können. Wirkungsorientierung und OKR ergänzen sich dabei auf spannende Weise. Wir bleiben deshalb an den aktuellen Entwicklungen dran und entwickeln unser Modell mit dem Besten aus beiden Bereichen stetig weiter."

5 Vorteile von Objective Key Results auf einen Blick:

  1. Teammitglieder fühlen sich in die strategische Ausrichtung eingebunden und identifizieren sich mit den gemeinsamen Zielen.
  2. Dadurch, dass alle sich mit ihren Ideen einbringen können, profitiert das Team von der Vielfalt der Perspektiven.
  3. Lernen, Vertrauen und eine angemessene Fehlerkultur in der Organisation werden gestärkt.
  4. Alle drei Monate können die Meilensteine neu ausgerichtet werden. Das macht die Planung dynamisch.
  5. Wenn OKR übergreifend für mehrere Teams eingeführt wird, macht Silo-Denken Platz für mehr Verständnis für die Arbeit von anderen Teams.

5 Nachteile von Objective Key Results auf einen Blick:

  1. Der Prozess kostet ggf. am Anfang mehr Zeit für die Zielentwicklung und die Teamtreffen.
  2. Zu ambitionierte Meilensteine können Teammitglieder demotivieren, wenn sie auf Dauer nicht erreicht werden.
  3. OKR funktioniert nur, wenn das ganze Team über alle Hierarchiestufen hinweg dahinter steht.
  4. OKR zu verstehen und zu verinnerlichen, kostet Zeit, Geld und Nerven.
  5. Transparenz muss gewollt und erlaubt sein. Je mehr Informationen nicht im Team geteilt werden dürfen, desto weniger gut funktioniert die Methode.

Mehr zu PHINEOs Methodik gibt's hier: www.phineo.org/phineo/analysemethode

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