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10 Schritte zur erfol­gre­ichen Pro­jek­t­präsen­ta­tion in unter 10 Minuten

Es gelingt nur Weni­gen, ihr eigenes Pro­jekt in kurz­er Zeit überzeu­gend darzustellen. Oft sind Pro­jek­tlei­t­ende auf eine solche Kurz-Präsen­ta­tion nicht vor­bere­it­et. Die gute Nachricht ist: Man kann es ler­nen und einüben. In den fol­gen­den zehn Tipps find­en Sie Anre­gun­gen, worauf Sie sich bei ein­er Kurz-Präsen­ta­tion konzen­tri­eren sollten.

Wann haben Sie das let­zte Mal ver­sucht, ein­er frem­den Per­son Ihre Pro­jek­tar­beit in weni­gen Sätzen zu erklären? 

Die Fähigkeit, sein Pro­jekt in ein­er auf das Wesentliche verdichteten Fas­sung darstellen zu kön­nen, wird angesichts knap­per Förder­bud­gets immer wichtiger. Denn für die gesamte Band­bre­ite des Fundrais­ings – sowohl für das Stellen eines Förder­antrags als auch für die Bewer­bung um eine Preisauss­chrei­bung oder für ein Spon­sorenge­spräch – ist dies gle­icher­maßen relevant.

Unsere Tipps basieren auf den jahre­lan­gen Erfahrun­gen von PHI­NEO mit Fördern­den und ihren Wün­schen sowie mit Pro­jek­ten und ihren Bewer­bun­gen. Unsere inhaltlichen Empfehlun­gen gel­ten für die Schrift­form eben­so wie für das per­sön­liche Gespräch. Worauf soll­ten Sie achten?

1. Konzen­tri­eren Sie sich auf die Bedarfslage 

Fan­gen Sie nicht bei Adam und Eva“ an, um die Genese Ihres Pro­jek­ts zu erzählen. Viel wichtiger ist die Frage: Warum braucht es ger­ade dieses Pro­jekt? Bele­gen Sie mit zwei bis drei präg­nan­ten Fak­ten, welch­es gesellschaftliche Prob­lem Sie ange­hen und warum Ihr Pro­jekt eine gute Prob­lem­lö­sung bietet. Wenn Sie damit überzeu­gen, dass die Gesellschaft Ihr Pro­jekt braucht, wird gle­ichzeit­ig deut­lich, dass Ihr Pro­jekt Förderung verdient.

2. Seien Sie konkret

Wer wenig Zeit oder Raum zur Beschrei­bung kom­plex­er Sachver­halte hat, flüchtet oft in Abstrak­tio­nen. Dazu wer­den Schlag­worte aneinan­der gerei­ht, die dann leicht ins Phrasen- oder Formel­hafte abrutschen. Ver­hin­dern Sie dies, indem Sie in Ihren Aus­führun­gen möglichst konkret bleiben. Bauen Sie ein Beispiel ein, das Ihre Aus­sage verdeut­licht. Dies schafft bei der Leser*innenschaft oder den Zuhören­den per­sön­liche Nähe und vielle­icht sog­ar Betroffenheit.

3. Zeigen Sie sich als Kenner*in Ihrer Zielgruppe

In eine Kurz­darstel­lung gehört die Beschrei­bung Ihrer Ziel­grup­pen. Bleiben Sie aber nicht bei pauschalen Begrif­flichkeit­en ste­hen („Jugendliche, ihre Eltern und Lehrkräfte“). Konzen­tri­eren Sie sich lieber auf Ihre primäre Ziel­gruppe und machen Sie deut­lich, dass Sie diese ken­nen und wis­sen, wo der Schuh drückt und wo Hebel anzuset­zen sind, um ihr zu helfen.

4. Bere­it­en Sie ein kurzes State­ment als Türöffn­er vor

In vie­len Sit­u­a­tio­nen haben Sie keine Gele­gen­heit für eine Präsen­ta­tion. Sie müssen zunächst über­haupt erst Inter­esse weck­en. Die Aufmerk­samkeitss­panne beträgt hier­bei nicht viel mehr als zwei Minuten. Darauf soll­ten Sie vor­bere­it­et sein – doch dies ist nicht so ein­fach, wie es klingt. Was lässt sich in zwei Minuten über Ihr Pro­jekt sagen, was das Inter­esse Ihres Gegenübers weck­en und als Türöffn­er dienen kann? Fokussieren Sie sich auf das unbe­d­ingt Wichtige und brin­gen Sie auf den Punkt, was Ihr Pro­jekt einzi­gar­tig macht. Haben Sie den Mut, alles andere wegzulassen.

5. Ver­mei­den Sie plat­te Werbesprüche

Pro­jek­te ste­hen zunehmend in Konkur­renz um die weni­gen Fördertöpfe. Es ist festzustellen, dass die Texte in Pro­jekt-Präsen­ta­tio­nen ver­mehrt reißerisch und reklame­haft wer­den. Ver­mei­den Sie dies! Statt mit Wer­be­botschaften punk­ten Sie eher mit Fak­ten. Dies belegt auch Ihre Seriosität und zeigt, dass Sie Ihre Leser*innenschaft oder den Zuhören­den als kom­pe­tent wahrnehmen.

6. Stellen Sie Beson­der­heit­en Ihres Pro­jek­ts heraus

Auch wenn reißerische Wer­bung zu ver­mei­den ist, bedeutet dies nicht, dass Sie nicht Ihre Einzi­gar­tigkeit („USP“) deut­lich her­ausstellen soll­ten. Rei­hen Sie dazu nicht nur schlicht einen Superla­tiv an den anderen, son­dern denken Sie vom Nutzen her, den Sie schaf­fen: Was kön­nen Sie beson­ders gut? Was bieten Sie Ihrer Ziel­gruppe, was von beson­derem Nutzen für sie ist? Dies gehört an eine zen­trale Stelle Ihrer Präsentation.

7. Zeigen Sie die Resul­tate Ihrer Arbeit 

Viele Pro­jekt-Präsen­ta­tio­nen weck­en hohe Erwartun­gen und belassen es dann dabei. Dage­gen soll­ten Sie – soweit Ihr Pro­jekt schon eine Zeit­lang gelaufen ist – auch Resul­tate anbi­eten. Dazu bedarf es nicht unbe­d­ingt ein­er wis­senschaftlichen Eval­u­a­tion. Viele Resul­tate kön­nen Sie durch eigene Beobach­tung und Befra­gung selb­st gewin­nen. Wichtig ist aber: Präsen­tieren Sie diese nicht in ein­er willkür­lichen Ansamm­lung, son­dern gut struk­turi­ert. Auch einzelne Zitate oder Beispiels­fälle sind geeignet. Aber nur wenn sie charak­ter­is­tisch sind, haben sie auch Aussagekraft.

8. Präsen­tieren Sie sich als ler­nende Organisation

Viele Förder*innen zeigen sich von ein­er Präsen­ta­tion auss­chließlich pos­i­tiv­er Resul­tate unbeein­druckt, wis­sen es aber zu schätzen, wenn zwis­chen­durch das Ler­nen aus Fehlern belegt wird. Lassen Sie daher in Ihre Präsen­ta­tion ein­fließen – ggf. anhand eines Beispiels – wie Sie mit Fehlern pro­duk­tiv umge­hen und sie für inno­v­a­tives Ler­nen nutzen (Fehlerkul­tur).

9. Bleiben Sie in ein­er Kurz-Präsen­ta­tion unter 10 Minuten

Wenn es um Ihr eigenes Pro­jekt geht, ist es nur zu ver­ständlich, wenn Sie lieber Stun­den als Minuten darüber reden möcht­en. Beim Sprechen kommt Begeis­terung auf und zahlre­iche Details kom­men ins Gedächt­nis, was es erschw­ert, sich kurz zu fassen. Aber Sie müssen sich klar machen: Forschun­gen zeigen, dass bei einem Video die Aufmerk­samkeit schon nach zwei Minuten sinkt und nach sechs bis neun Minuten über­wiegend ganz ver­loren geht. Sie sind für jeden Fall gut vor­bere­it­et, wenn Sie eine Kurz-Präsen­ta­tion sowohl von zwei Minuten („Türöffn­er“) als auch von max­i­mal zehn Minuten entwickeln.

10. Hal­ten Sie weit­er­führende Unter­la­gen bereit

Die genan­nten Tipps für eine Kurz-Präsen­ta­tion (unter zehn Minuten) soll­ten nicht zu dem falschen Schluss ver­leit­en, dass kein Bedarf für weit­er­führende Infor­ma­tio­nen oder Unter­la­gen beste­ht. Entschei­dend ist aber die Rei­hen­folge: Oft­mals müssen Sie zunächst Inter­esse weck­en. Wenn dies gelun­gen ist, soll­ten Sie in der Lage sein, sofort auf eine Broschüre, einen aktuellen Jahres­bericht oder eine (gute) Web­site-Darstel­lung ver­weisen zu kön­nen. Tipps und Tricks zum The­ma wirkung­sori­en­tiert­er Jahres­bericht find­en Sie in diesem Blog­beitrag.

Wichtig ist in jedem Fall: Die Präsen­ta­tion muss gut vor­bere­it­et und eingeübt wer­den. Eine prak­tis­che Vor­bere­itung kann z. B. auch so ausse­hen, dass Sie eine kurze schriftliche Präsen­ta­tion oder ein kurzes Präsen­ta­tions-Video erstellen, das Sie auf Ihrer Web­site platzieren und bei Bedarf an poten­tielle Fördernde übersenden können.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie sich zu dem The­ma Pro­jek­t­präsen­ta­tion aus­tauschen, oder generell in den Kon­takt mit anderen NPO-Mitar­bei­t­en­den treten möcht­en, kom­men Sie gerne in unsere face­book-Gruppe zur virtuellen Kaf­feep­ause des SKala-CAMPUS.

Bei Fra­gen und Anre­gun­gen zum SKala-CAM­PUS schreiben Sie uns an: SKala-​Campus@​phineo.​org