SKa­la-CAM­PUS

10 Schrit­te zur erfolg­rei­chen Pro­jekt­prä­sen­ta­ti­on in unter 10 Minuten

Es gelingt nur Weni­gen, ihr eige­nes Pro­jekt in kur­zer Zeit über­zeu­gend dar­zu­stel­len. Oft sind Pro­jekt­lei­ten­de auf eine sol­che Kurz-Prä­sen­ta­ti­on nicht vor­be­rei­tet. Die gute Nach­richt ist: Man kann es ler­nen und ein­üben. In den fol­gen­den zehn Tipps fin­den Sie Anre­gun­gen, wor­auf Sie sich bei einer Kurz-Prä­sen­ta­ti­on kon­zen­trie­ren sollten.

Wann haben Sie das letz­te Mal ver­sucht, einer frem­den Per­son Ihre Pro­jekt­ar­beit in weni­gen Sät­zen zu erklären? 

Die Fähig­keit, sein Pro­jekt in einer auf das Wesent­li­che ver­dich­te­ten Fas­sung dar­stel­len zu kön­nen, wird ange­sichts knap­per För­der­bud­gets immer wich­ti­ger. Denn für die gesam­te Band­brei­te des Fund­rai­sin­gs – sowohl für das Stel­len eines För­der­an­trags als auch für die Bewer­bung um eine Preis­aus­schrei­bung oder für ein Spon­so­ren­ge­spräch – ist dies glei­cher­ma­ßen relevant.

Unse­re Tipps basie­ren auf den jah­re­lan­gen Erfah­run­gen von PHINEO mit För­dern­den und ihren Wün­schen sowie mit Pro­jek­ten und ihren Bewer­bun­gen. Unse­re inhalt­li­chen Emp­feh­lun­gen gel­ten für die Schrift­form eben­so wie für das per­sön­li­che Gespräch. Wor­auf soll­ten Sie achten?

1. Kon­zen­trie­ren Sie sich auf die Bedarfslage 

Fan­gen Sie nicht bei Adam und Eva“ an, um die Gene­se Ihres Pro­jekts zu erzäh­len. Viel wich­ti­ger ist die Fra­ge: War­um braucht es gera­de die­ses Pro­jekt? Bele­gen Sie mit zwei bis drei prä­gnan­ten Fak­ten, wel­ches gesell­schaft­li­che Pro­blem Sie ange­hen und war­um Ihr Pro­jekt eine gute Pro­blem­lö­sung bie­tet. Wenn Sie damit über­zeu­gen, dass die Gesell­schaft Ihr Pro­jekt braucht, wird gleich­zei­tig deut­lich, dass Ihr Pro­jekt För­de­rung verdient.

2. Sei­en Sie konkret

Wer wenig Zeit oder Raum zur Beschrei­bung kom­ple­xer Sach­ver­hal­te hat, flüch­tet oft in Abs­trak­tio­nen. Dazu wer­den Schlag­wor­te anein­an­der gereiht, die dann leicht ins Phra­sen- oder For­mel­haf­te abrut­schen. Ver­hin­dern Sie dies, indem Sie in Ihren Aus­füh­run­gen mög­lichst kon­kret blei­ben. Bau­en Sie ein Bei­spiel ein, das Ihre Aus­sa­ge ver­deut­licht. Dies schafft bei der Leser*innenschaft oder den Zuhö­ren­den per­sön­li­che Nähe und viel­leicht sogar Betroffenheit.

3. Zei­gen Sie sich als Kenner*in Ihrer Zielgruppe

In eine Kurz­dar­stel­lung gehört die Beschrei­bung Ihrer Ziel­grup­pen. Blei­ben Sie aber nicht bei pau­scha­len Begriff­lich­kei­ten ste­hen („Jugend­li­che, ihre Eltern und Lehr­kräf­te“). Kon­zen­trie­ren Sie sich lie­ber auf Ihre pri­mä­re Ziel­grup­pe und machen Sie deut­lich, dass Sie die­se ken­nen und wis­sen, wo der Schuh drückt und wo Hebel anzu­set­zen sind, um ihr zu helfen.

4. Berei­ten Sie ein kur­zes State­ment als Tür­öff­ner vor

In vie­len Situa­tio­nen haben Sie kei­ne Gele­gen­heit für eine Prä­sen­ta­ti­on. Sie müs­sen zunächst über­haupt erst Inter­es­se wecken. Die Auf­merk­sam­keits­span­ne beträgt hier­bei nicht viel mehr als zwei Minu­ten. Dar­auf soll­ten Sie vor­be­rei­tet sein – doch dies ist nicht so ein­fach, wie es klingt. Was lässt sich in zwei Minu­ten über Ihr Pro­jekt sagen, was das Inter­es­se Ihres Gegen­übers wecken und als Tür­öff­ner die­nen kann? Fokus­sie­ren Sie sich auf das unbe­dingt Wich­ti­ge und brin­gen Sie auf den Punkt, was Ihr Pro­jekt ein­zig­ar­tig macht. Haben Sie den Mut, alles ande­re wegzulassen.

5. Ver­mei­den Sie plat­te Werbesprüche

Pro­jek­te ste­hen zuneh­mend in Kon­kur­renz um die weni­gen För­der­töp­fe. Es ist fest­zu­stel­len, dass die Tex­te in Pro­jekt-Prä­sen­ta­tio­nen ver­mehrt rei­ße­risch und rekla­me­haft wer­den. Ver­mei­den Sie dies! Statt mit Wer­be­bot­schaf­ten punk­ten Sie eher mit Fak­ten. Dies belegt auch Ihre Serio­si­tät und zeigt, dass Sie Ihre Leser*innenschaft oder den Zuhö­ren­den als kom­pe­tent wahrnehmen.

6. Stel­len Sie Beson­der­hei­ten Ihres Pro­jekts heraus

Auch wenn rei­ße­ri­sche Wer­bung zu ver­mei­den ist, bedeu­tet dies nicht, dass Sie nicht Ihre Ein­zig­ar­tig­keit („USP“) deut­lich her­aus­stel­len soll­ten. Rei­hen Sie dazu nicht nur schlicht einen Super­la­tiv an den ande­ren, son­dern den­ken Sie vom Nut­zen her, den Sie schaf­fen: Was kön­nen Sie beson­ders gut? Was bie­ten Sie Ihrer Ziel­grup­pe, was von beson­de­rem Nut­zen für sie ist? Dies gehört an eine zen­tra­le Stel­le Ihrer Präsentation.

7. Zei­gen Sie die Resul­ta­te Ihrer Arbeit 

Vie­le Pro­jekt-Prä­sen­ta­tio­nen wecken hohe Erwar­tun­gen und belas­sen es dann dabei. Dage­gen soll­ten Sie – soweit Ihr Pro­jekt schon eine Zeit­lang gelau­fen ist – auch Resul­ta­te anbie­ten. Dazu bedarf es nicht unbe­dingt einer wis­sen­schaft­li­chen Eva­lua­ti­on. Vie­le Resul­ta­te kön­nen Sie durch eige­ne Beob­ach­tung und Befra­gung selbst gewin­nen. Wich­tig ist aber: Prä­sen­tie­ren Sie die­se nicht in einer will­kür­li­chen Ansamm­lung, son­dern gut struk­tu­riert. Auch ein­zel­ne Zita­te oder Bei­spielsfäl­le sind geeig­net. Aber nur wenn sie cha­rak­te­ris­tisch sind, haben sie auch Aussagekraft.

8. Prä­sen­tie­ren Sie sich als ler­nen­de Organisation

Vie­le Förder*innen zei­gen sich von einer Prä­sen­ta­ti­on aus­schließ­lich posi­ti­ver Resul­ta­te unbe­ein­druckt, wis­sen es aber zu schät­zen, wenn zwi­schen­durch das Ler­nen aus Feh­lern belegt wird. Las­sen Sie daher in Ihre Prä­sen­ta­ti­on ein­flie­ßen – ggf. anhand eines Bei­spiels – wie Sie mit Feh­lern pro­duk­tiv umge­hen und sie für inno­va­ti­ves Ler­nen nut­zen (Feh­ler­kul­tur).

9. Blei­ben Sie in einer Kurz-Prä­sen­ta­ti­on unter 10 Minuten

Wenn es um Ihr eige­nes Pro­jekt geht, ist es nur zu ver­ständ­lich, wenn Sie lie­ber Stun­den als Minu­ten dar­über reden möch­ten. Beim Spre­chen kommt Begeis­te­rung auf und zahl­rei­che Details kom­men ins Gedächt­nis, was es erschwert, sich kurz zu fas­sen. Aber Sie müs­sen sich klar machen: For­schun­gen zei­gen, dass bei einem Video die Auf­merk­sam­keit schon nach zwei Minu­ten sinkt und nach sechs bis neun Minu­ten über­wie­gend ganz ver­lo­ren geht. Sie sind für jeden Fall gut vor­be­rei­tet, wenn Sie eine Kurz-Prä­sen­ta­ti­on sowohl von zwei Minu­ten („Tür­öff­ner“) als auch von maxi­mal zehn Minu­ten entwickeln.

10. Hal­ten Sie wei­ter­füh­ren­de Unter­la­gen bereit

Die genann­ten Tipps für eine Kurz-Prä­sen­ta­ti­on (unter zehn Minu­ten) soll­ten nicht zu dem fal­schen Schluss ver­lei­ten, dass kein Bedarf für wei­ter­füh­ren­de Infor­ma­tio­nen oder Unter­la­gen besteht. Ent­schei­dend ist aber die Rei­hen­fol­ge: Oft­mals müs­sen Sie zunächst Inter­es­se wecken. Wenn dies gelun­gen ist, soll­ten Sie in der Lage sein, sofort auf eine Bro­schü­re, einen aktu­el­len Jah­res­be­richt oder eine (gute) Web­site-Dar­stel­lung ver­wei­sen zu kön­nen. Tipps und Tricks zum The­ma wir­kungs­ori­en­tier­ter Jah­res­be­richt fin­den Sie in die­sem Blog­bei­trag.

Wich­tig ist in jedem Fall: Die Prä­sen­ta­ti­on muss gut vor­be­rei­tet und ein­ge­übt wer­den. Eine prak­ti­sche Vor­be­rei­tung kann z. B. auch so aus­se­hen, dass Sie eine kur­ze schrift­li­che Prä­sen­ta­ti­on oder ein kur­zes Prä­sen­ta­ti­ons-Video erstel­len, das Sie auf Ihrer Web­site plat­zie­ren und bei Bedarf an poten­ti­el­le För­dern­de über­sen­den können.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie sich zu dem The­ma Pro­jekt­prä­sen­ta­ti­on aus­tau­schen, oder gene­rell in den Kon­takt mit ande­ren NPO-Mit­ar­bei­ten­den tre­ten möch­ten, kom­men Sie ger­ne in unse­re face­book-Grup­pe zur vir­tu­el­len Kaf­fee­pau­se des SKala-CAMPUS.

Bei Fra­gen und Anre­gun­gen zum SKa­la-CAM­PUS schrei­ben Sie uns an: SKala-​Campus@​phineo.​org