Jahres­bericht für Non-Prof­its: Was es für ein gutes und wirkung­sori­en­tiertes Report­ing braucht

Es ist wieder soweit: Der Jahres­bericht ste­ht an. Für viele gemein­nützige Ini­tia­tiv­en ist die Erstel­lung des jährlichen Bericht­es eine Herausforderung. 

Er gilt oft­mals eher als notwendi­ges Übel statt als großar­tige Chance. Schade! Denn ein guter Bericht kann einen wichti­gen Beitrag zu Wirkung­sori­en­tierung, Öffentlichkeit­sar­beit und zum Fundrais­ing leis­ten. Und mit ein paar kleinen Tricks ist die Erstel­lung auch gar nicht so schwer.

Wer sich Tag für Tag in ein­er gemein­nützi­gen Organ­i­sa­tion engagiert, der möchte damit etwas bewirken. Non-Prof­it-Organ­i­sa­tio­nen zeich­net aus, dass nicht der finanzielle Gewinn im Mit­telpunkt ste­ht, son­dern die Wirkung auf die Gesellschaft – und ins­beson­dere auf ein spez­i­fis­ches The­men­feld und Prob­lem. Dabei erscheint es oft­mals zeitraubend, einen Jahres­bericht zu schreiben. Eilig wer­den Infor­ma­tio­nen zu Finanzen, Gremien­struk­turen und Aktiv­itäten des ver­gan­genen Jahres niedergeschrieben. Die Frage, die dabei viel zu sel­ten gestellt wird, ist: Wie kann der Jahres­bericht so gestal­tet wer­den, dass er tat­säch­lich einen Mehrw­ert bringt und die Wirkung langfristig pos­i­tiv steigert?

Denn ein gelun­gener Jahres­bericht ist so viel mehr als eine Abhand­lung über die Organ­i­sa­tion­sstruk­turen und Finanzen. Die gesellschaftliche Wirkung, für die Sie täglich arbeit­en, kann wun­der­bar in dem Bericht erfasst, reflek­tiert und an Partner*innen, Fördernde und Mitar­bei­t­ende kom­mu­niziert wer­den. Damit sie langfristig steigt.

Was zeich­net einen gelun­genen Jahres­bericht aus?

Wir sind der Mei­n­ung, dass Inter­essierte, Partner*innen und Fördernde im Jahres­bericht besten­falls gut struk­turi­ert und leicht les­bar erfahren soll­ten, wie sich die Organ­i­sa­tion im ver­gan­genen Jahr entwick­elt hat, wofür die Gelder aus­gegeben wur­den und vor allem welchen gesellschaftlichen Ein­fluss die Arbeit hat.

Ein guter Jahres­bericht stellt also die Wirkungslogik, und somit auch die erre­icht­en Wirkun­gen ein­er gemein­nützi­gen Organ­i­sa­tion, dar. Das bedeutet, dass die Vision und die Ziele der Organ­i­sa­tion deut­lich wer­den. Die Lesenden ver­ste­hen, wie die Aktiv­itäten entwick­elt und umge­set­zt wur­den und welchen Ein­fluss diese auf die Ziel­gruppe hat­ten. Sie kön­nen nachvol­lziehen, warum Gelder für bes­timmte Tätigkeit­en aus­gegeben wur­den und inwiefern dies das zu lösende gesellschaftliche oder ökol­o­gis­che Prob­lem beeinflusst. 

Kurz: Die Lesenden erfahren, wieso die Welt nun eine andere ist, weil die Organ­i­sa­tion in den ver­gan­genen zwölf Monat­en aktiv war. 

Der entspan­nte Weg zum wirkung­sori­en­tierten Jahresbericht

Was jet­zt vielle­icht kom­pliziert klingt, muss es gar nicht sein. Denn der Weg zum wirkung­sori­en­tierten Jahres­bericht wird gemein­nützi­gen Organ­i­sa­tio­nen durch den Social Report­ing Stan­dard (SRS) erle­ichtert. Er gibt eine Struk­tur vor, die alle rel­e­van­ten Organ­i­sa­tions­dat­en, Finanzkenn­zahlen und Wirkungs­belege enthält. So wird garantiert nichts vergessen. Kurz: Der SRS macht aus dem klas­sis­chen Jahres­bericht eine gut struk­turi­erte Legit­imierungs­grund­lage. Er macht den gesellschaftlichen Wert gemein­nütziger Arbeit sichtbar.

Und das ganz ein­fach über eine prak­tis­che Vor­lage, die sich für die eigene gemein­nützige Organ­i­sa­tion anpassen lässt. Die Arbeit am Jahres­bericht wird erhe­blich vere­in­facht und das Ergeb­nis verbessert. Zudem wird durch die vorgegebene Sprache und Struk­tur eine Ver­gle­ich­barkeit der ver­schiede­nen gemein­nützi­gen Insti­tu­tio­nen gewährleistet. 

Vorteile eines Jahres­berichts nach SRS in der Kommunikation 

Sowohl in der inter­nen als auch in der exter­nen Kom­mu­nika­tion bringt ein wirkung­sori­en­tiert­er Jahres­bericht viele Vorteile mit sich. Wir haben einige davon gesammelt:

  1. Beste­hende Fördernde wer­den weit­er­hin gebunden
    Ein Jahres­bericht, der es schafft, die Wirkungs­kette der Organ­i­sa­tion darzule­gen, legit­imiert nicht nur die Arbeit an sich, son­dern vor allem auch die aus­gegebe­nen Gelder. Und er motiviert Spenderin­nen und Spender, auch im kom­menden Jahr wieder an die Organ­i­sa­tion zu denken. Der Bericht ist damit ein wun­der­bares Instru­ment für den Fundrais­ing-Kreis­lauf. Denn Unter­suchun­gen zeigen, dass es unheim­lich wichtig ist, Spenderin­nen und Spender regelmäßig mitzunehmen und ihnen aufzuzeigen, welche Wirkung ihre Unter­stützung hat.
  2. Neue poten­tielle Fördernde wer­den auf die Arbeit aufmerksam
    Ein wirkung­sori­en­tiert­er Jahres­bericht sorgt auch dafür, dass neue poten­tielle Fördernde Lust haben, die Arbeit und Organ­i­sa­tion zu unter­stützen – sei es finanziell, ehre­namtlich oder in ander­er kreativ­er Art und Weise. Denn ein gut auf­bere­it­eter Jahres­bericht ist auch ein gutes Doku­ment, um sich vorzustellen und seine Bekan­ntheit zu erhöhen.
  3. Die Kom­mu­nika­tion mit Partner*innen wird erleichtert
    Auch Partner*innen bekom­men einen tief­er­en Ein­blick in die Arbeit der Non-Prof­it-Organ­i­sa­tion und somit auch in Kom­mu­nika­tions- und Entschei­dungskri­te­rien. Sie ver­ste­hen, welchen Ein­fluss bes­timmte Entschei­dun­gen auf die Wirkung hat­ten. Dies kann die Kom­mu­nika­tion langfristig erle­ichtern und für mehr Ver­ständ­nis sorgen.
  4. Die interne Kom­mu­nika­tion wird verbessert
    Intern hil­ft der Jahres­bericht nach Social Report­ing Stan­dard den Mitar­bei­t­en­den und Frei­willi­gen zu ver­ste­hen, wieso bes­timmte Entschei­dun­gen genau­so getrof­fen wer­den. Dies kann die interne Kom­mu­nika­tion und auch das Teamge­fühl pos­i­tiv beeinflussen.

Wirkungssteigerung durch den Jahres­berichts nach SRS 

Der Jahres­bericht nach dem SRS beschreibt aber nicht nur die Wirkungs­kette ein­er Organ­i­sa­tion, son­dern hil­ft auch, die Wirkung zu steigern. Dies passiert zum Beispiel über fol­gende Prozesse:

  1. Reflex­ion
    Der SRS hil­ft, die eigene Wirkungs­kette jedes Jahr wieder kri­tisch zu betra­cht­en, zu ver­ste­hen und zu verbessern. Denn spätestens während des Erstel­lung­sprozess­es sollte auf­fall­en, wenn bes­timmte Aktiv­itäten nicht zur Wirkung beige­tra­gen haben. Etwa, wenn einige der Tätigkeit­en sehr teuer waren und trotz­dem nicht zu dem führten, was ursprünglich gewün­scht war. Ein Prozess der kri­tis­chen Reflek­tion hil­ft, es in Zukun­ft bess­er zu machen und die Wirkung langfristig zu steigern. Deshalb empfehlen wir auch auf der Lern­web­site für für effek­tives Pro­jek­t­man­age­ment in Non-Prof­its die regelmäßige und stetige Betra­ch­tung der eige­nen Wirkungslogik. 
  2. Ver­gle­ich­barkeit
    Wer den SRS jährlich nutzt, kann die Entwick­lung der eige­nen Wirkung langfristig beobacht­en und regelmäßig ver­gle­ichen. Es kann stets nachgebessert wer­den, so dass die Wirkung steigt. Und welche Organ­i­sa­tion des Drit­ten Sek­tors wün­scht sich nicht mehr Wirkung?
  3. Qual­itäts­man­age­ment
    Der Social Report­ing Stan­dard hil­ft, die Vision der Lösung des gesellschaftlichen Prob­lems, die dafür einge­set­zten Ressourcen und die erfol­gten Leis­tun­gen in Bezug auf die Ziel­gruppe zu doku­men­tieren. Die Wirkung wird sicht­bar. Aus­gaben und Aktiv­itäten, die zu nichts führten, aber auch. Hier ist viel Poten­tial für Lern­prozesse. Lern­fähigkeit ist ein Qual­itätsmerk­mal. Das bedeutet, dass auch The­men wie Qual­itäts­man­age­ment und Organ­i­sa­tion­ss­teuerung von einem guten Jahres­bericht erhe­blich profitieren.

Lern­fähigkeit als Qualitätsmerkmal

Und auch der SRS befind­et sich in einem steti­gen Lern­prozess. Entwick­elt wurde er von Wissenschaftler*innen, Non-Prof­it-Organ­i­sa­tio­nen, Praktiker*innen, Investor*innen und Sozialun­ternehmen – auch PHI­NEO gehört zu dieser Gruppe. Der SRS wird stetig weit­er­en­twick­elt. Mehr zum Social Report­ing Stan­dard, die Vor­la­gen sowie einen Onlinekurs find­en Sie auf der Web­site des Social Report­ing Stan­dard.

Jet­zt sind wir ges­pan­nt: Wie sind Ihre Erfahrun­gen mit dem Jahres­bericht? Haben Sie den Social Report­ing Stan­dard bere­its ange­wandt? Wie sind Sie damit klargekom­men? Hat er Ein­fluss auf Ihre Wirkung­sori­en­tierung? Haben Sie noch weit­ere Tipps für die Com­mu­ni­ty? Wir freuen uns sehr auf den Aus­tausch! Kom­men Sie dazu gerne in unsere Facebook-Gruppe!