Ein guter Jah­res­be­richt hilft beim Fundraising

Es ist wie­der soweit: Der Jah­res­be­richt steht an. Für vie­le gemein­nüt­zi­ge Initia­ti­ven ist die Erstel­lung des jähr­li­chen Berich­tes eine Herausforderung. 

Er gilt oft­mals eher als not­wen­di­ges Übel statt als groß­ar­ti­ge Chan­ce. Scha­de! Denn ein guter Bericht kann einen wich­ti­gen Bei­trag zu Wir­kungs­ori­en­tie­rung, Öffent­lich­keits­ar­beit und zum Fund­rai­sing leis­ten. Und mit ein paar klei­nen Tricks ist die Erstel­lung auch gar nicht so schwer.

Wer sich Tag für Tag in einer gemein­nüt­zi­gen Orga­ni­sa­ti­on enga­giert, der möch­te damit etwas bewir­ken. Non-Pro­fit-Orga­ni­sa­tio­nen zeich­net aus, dass nicht der finan­zi­el­le Gewinn im Mit­tel­punkt steht, son­dern die Wir­kung auf die Gesell­schaft – und ins­be­son­de­re auf ein spe­zi­fi­sches The­men­feld und Pro­blem. Dabei erscheint es oft­mals zeit­rau­bend, einen Jah­res­be­richt zu schrei­ben. Eilig wer­den Infor­ma­tio­nen zu Finan­zen, Gre­mi­en­struk­tu­ren und Akti­vi­tä­ten des ver­gan­ge­nen Jah­res nie­der­ge­schrie­ben. Die Fra­ge, die dabei viel zu sel­ten gestellt wird, ist: Wie kann der Jah­res­be­richt so gestal­tet wer­den, dass er tat­säch­lich einen Mehr­wert bringt und die Wir­kung lang­fris­tig posi­tiv stei­gert?

Denn ein gelun­ge­ner Jah­res­be­richt ist so viel mehr als eine Abhand­lung über die Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren und Finan­zen. Die gesell­schaft­li­che Wir­kung, für die Sie täg­lich arbei­ten, kann wun­der­bar in dem Bericht erfasst, reflek­tiert und an Partner*innen, För­dern­de und Mit­ar­bei­ten­de kom­mu­ni­ziert wer­den. Damit sie lang­fris­tig steigt.

Was zeich­net einen gelun­ge­nen Jah­res­be­richt aus?

Wir sind der Mei­nung, dass Inter­es­sier­te, Partner*innen und För­dern­de im Jah­res­be­richt bes­ten­falls gut struk­tu­riert und leicht les­bar erfah­ren soll­ten, wie sich die Orga­ni­sa­ti­on im ver­gan­ge­nen Jahr ent­wi­ckelt hat, wofür die Gel­der aus­ge­ge­ben wur­den und vor allem wel­chen gesell­schaft­li­chen Ein­fluss die Arbeit hat.

Ein guter Jah­res­be­richt stellt also die Wir­kungs­lo­gik, und somit auch die erreich­ten Wir­kun­gen einer gemein­nüt­zi­gen Orga­ni­sa­ti­on, dar. Das bedeu­tet, dass die Visi­on und die Zie­le der Orga­ni­sa­ti­on deut­lich wer­den. Die Lesen­den ver­ste­hen, wie die Akti­vi­tä­ten ent­wi­ckelt und umge­setzt wur­den und wel­chen Ein­fluss die­se auf die Ziel­grup­pe hat­ten. Sie kön­nen nach­voll­zie­hen, war­um Gel­der für bestimm­te Tätig­kei­ten aus­ge­ge­ben wur­den und inwie­fern dies das zu lösen­de gesell­schaft­li­che oder öko­lo­gi­sche Pro­blem beeinflusst. 

Kurz: Die Lesen­den erfah­ren, wie­so die Welt nun eine ande­re ist, weil die Orga­ni­sa­ti­on in den ver­gan­ge­nen zwölf Mona­ten aktiv war. 

Der ent­spann­te Weg zum wir­kungs­ori­en­tier­ten Jahresbericht

Was jetzt viel­leicht kom­pli­ziert klingt, muss es gar nicht sein. Denn der Weg zum wir­kungs­ori­en­tier­ten Jah­res­be­richt wird gemein­nüt­zi­gen Orga­ni­sa­tio­nen durch den Social Repor­ting Stan­dard (SRS) erleich­tert. Er gibt eine Struk­tur vor, die alle rele­van­ten Orga­ni­sa­ti­ons­da­ten, Finanz­kenn­zah­len und Wir­kungs­be­le­ge ent­hält. So wird garan­tiert nichts ver­ges­sen. Kurz: Der SRS macht aus dem klas­si­schen Jah­res­be­richt eine gut struk­tu­rier­te Legi­ti­mie­rungs­grund­la­ge. Er macht den gesell­schaft­li­chen Wert gemein­nüt­zi­ger Arbeit sichtbar.

Und das ganz ein­fach über eine prak­ti­sche Vor­la­ge, die sich für die eige­ne gemein­nüt­zi­ge Orga­ni­sa­ti­on anpas­sen lässt. Die Arbeit am Jah­res­be­richt wird erheb­lich ver­ein­facht und das Ergeb­nis ver­bes­sert. Zudem wird durch die vor­ge­ge­be­ne Spra­che und Struk­tur eine Ver­gleich­bar­keit der ver­schie­de­nen gemein­nüt­zi­gen Insti­tu­tio­nen gewährleistet. 

Vor­tei­le eines Jah­res­be­richts nach SRS in der Kommunikation 

Sowohl in der inter­nen als auch in der exter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on bringt ein wir­kungs­ori­en­tier­ter Jah­res­be­richt vie­le Vor­tei­le mit sich. Wir haben eini­ge davon gesammelt:

1. Bestehen­de För­dern­de wer­den wei­ter­hin gebunden
   Ein Jah­res­be­richt, der es schafft, die Wir­kungs­ket­te der Orga­ni­sa­ti­on dar­zu­le­gen, legi­ti­miert nicht nur die Arbeit an sich, son­dern vor allem auch die aus­ge­ge­be­nen Gel­der. Und er moti­viert Spen­de­rin­nen und Spen­der, auch im kom­men­den Jahr wie­der an die Orga­ni­sa­ti­on zu den­ken. Der Bericht ist damit ein wun­der­ba­res Instru­ment für den Fund­rai­sing-Kreis­lauf. Denn Unter­su­chun­gen zei­gen, dass es unheim­lich wich­tig ist, Spen­de­rin­nen und Spen­der regel­mä­ßig mit­zu­neh­men und ihnen auf­zu­zei­gen, wel­che Wir­kung ihre Unter­stüt­zung hat.
2. Neue poten­ti­el­le För­dern­de wer­den auf die Arbeit aufmerksam
   Ein wir­kungs­ori­en­tier­ter Jah­res­be­richt sorgt auch dafür, dass neue poten­ti­el­le För­dern­de Lust haben, die Arbeit und Orga­ni­sa­ti­on zu unter­stüt­zen – sei es finan­zi­ell, ehren­amt­lich oder in ande­rer krea­ti­ver Art und Wei­se. Denn ein gut auf­be­rei­te­ter Jah­res­be­richt ist auch ein gutes Doku­ment, um sich vor­zu­stel­len und sei­ne Bekannt­heit zu erhöhen.
3. Die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Partner*innen wird erleichtert
   Auch Partner*innen bekom­men einen tie­fe­ren Ein­blick in die Arbeit der Non-Pro­fit-Orga­ni­sa­ti­on und somit auch in Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Ent­schei­dungs­kri­te­ri­en. Sie ver­ste­hen, wel­chen Ein­fluss bestimm­te Ent­schei­dun­gen auf die Wir­kung hat­ten. Dies kann die Kom­mu­ni­ka­ti­on lang­fris­tig erleich­tern und für mehr Ver­ständ­nis sorgen.
4. Die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on wird verbessert
   Intern hilft der Jah­res­be­richt nach Social Repor­ting Stan­dard den Mit­ar­bei­ten­den und Frei­wil­li­gen zu ver­ste­hen, wie­so bestimm­te Ent­schei­dun­gen genau­so getrof­fen wer­den. Dies kann die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und auch das Team­ge­fühl posi­tiv beeinflussen.

Wir­kungs­stei­ge­rung durch den Jah­res­be­richts nach SRS 

Der Jah­res­be­richt nach dem SRS beschreibt aber nicht nur die Wir­kungs­ket­te einer Orga­ni­sa­ti­on, son­dern hilft auch, die Wir­kung zu stei­gern. Dies pas­siert zum Bei­spiel über fol­gen­de Prozesse:

1. Refle­xi­on
   Der SRS hilft, die eige­ne Wir­kungs­ket­te jedes Jahr wie­der kri­tisch zu betrach­ten, zu ver­ste­hen und zu ver­bes­sern. Denn spä­tes­tens wäh­rend des Erstel­lungs­pro­zes­ses soll­te auf­fal­len, wenn bestimm­te Akti­vi­tä­ten nicht zur Wir­kung bei­getra­gen haben. Etwa, wenn eini­ge der Tätig­kei­ten sehr teu­er waren und trotz­dem nicht zu dem führ­ten, was ursprüng­lich gewünscht war. Ein Pro­zess der kri­ti­schen Reflek­ti­on hilft, es in Zukunft bes­ser zu machen und die Wir­kung lang­fris­tig zu stei­gern. Des­halb emp­feh­len wir auch auf der Lern­web­site für für effek­ti­ves Pro­jekt­ma­nage­ment in Non-Pro­fits die regel­mä­ßi­ge und ste­ti­ge Betrach­tung der eige­nen Wirkungslogik. 
2. Ver­gleich­bar­keit
   Wer den SRS jähr­lich nutzt, kann die Ent­wick­lung der eige­nen Wir­kung lang­fris­tig beob­ach­ten und regel­mä­ßig ver­glei­chen. Es kann stets nach­ge­bes­sert wer­den, so dass die Wir­kung steigt. Und wel­che Orga­ni­sa­ti­on des Drit­ten Sek­tors wünscht sich nicht mehr Wirkung?
3. Qua­li­täts­ma­nage­ment
   Der Social Repor­ting Stan­dard hilft, die Visi­on der Lösung des gesell­schaft­li­chen Pro­blems, die dafür ein­ge­setz­ten Res­sour­cen und die erfolg­ten Leis­tun­gen in Bezug auf die Ziel­grup­pe zu doku­men­tie­ren. Die Wir­kung wird sicht­bar. Aus­ga­ben und Akti­vi­tä­ten, die zu nichts führ­ten, aber auch. Hier ist viel Poten­ti­al für Lern­pro­zes­se. Lern­fä­hig­keit ist ein Qua­li­täts­merk­mal. Das bedeu­tet, dass auch The­men wie Qua­li­täts­ma­nage­ment und Orga­ni­sa­ti­ons­steue­rung von einem guten Jah­res­be­richt erheb­lich profitieren.

Lern­fä­hig­keit als Qualitätsmerkmal

Und auch der SRS befin­det sich in einem ste­ti­gen Lern­pro­zess. Ent­wi­ckelt wur­de er von Wissenschaftler*innen, Non-Pro­fit-Orga­ni­sa­tio­nen, Praktiker*innen, Investor*innen und Sozi­al­un­ter­neh­men – auch PHINEO gehört zu die­ser Grup­pe. Der SRS wird ste­tig weiterentwickelt.