Jahresbericht für Non-Profits: Was es für ein gutes und wirkungsorientiertes Reporting braucht

Es ist wieder soweit: Der Jahresbericht steht an. Für viele gemeinnützige Initiativen ist die Erstellung des jährlichen Berichtes eine Herausforderung.

Er gilt oftmals eher als notwendiges Übel statt als großartige Chance. Schade! Denn ein guter Bericht kann einen wichtigen Beitrag zu Wirkungsorientierung, Öffentlichkeitsarbeit und zum Fundraising leisten. Und mit ein paar kleinen Tricks ist die Erstellung auch gar nicht so schwer.

Wer sich Tag für Tag in einer gemeinnützigen Organisation engagiert, der möchte damit etwas bewirken. Non-Profit-Organisationen zeichnet aus, dass nicht der finanzielle Gewinn im Mittelpunkt steht, sondern die Wirkung auf die Gesellschaft – und insbesondere auf ein spezifisches Themenfeld und Problem. Dabei erscheint es oftmals zeitraubend, einen Jahresbericht zu schreiben. Eilig werden Informationen zu Finanzen, Gremienstrukturen und Aktivitäten des vergangenen Jahres niedergeschrieben. Die Frage, die dabei viel zu selten gestellt wird, ist: Wie kann der Jahresbericht so gestaltet werden, dass er tatsächlich einen Mehrwert bringt und die Wirkung langfristig positiv steigert?

Denn ein gelungener Jahresbericht ist so viel mehr als eine Abhandlung über die Organisationsstrukturen und Finanzen. Die gesellschaftliche Wirkung, für die Sie täglich arbeiten, kann wunderbar in dem Bericht erfasst, reflektiert und an Partner*innen, Fördernde und Mitarbeitende kommuniziert werden. Damit sie langfristig steigt.

Was zeichnet einen gelungenen Jahresbericht aus?

Wir sind der Meinung, dass Interessierte, Partner*innen und Fördernde im Jahresbericht bestenfalls gut strukturiert und leicht lesbar erfahren sollten, wie sich die Organisation im vergangenen Jahr entwickelt hat, wofür die Gelder ausgegeben wurden und vor allem welchen gesellschaftlichen Einfluss die Arbeit hat.

Ein guter Jahresbericht stellt also die Wirkungslogik, und somit auch die erreichten Wirkungen einer gemeinnützigen Organisation, dar. Das bedeutet, dass die Vision und die Ziele der Organisation deutlich werden. Die Lesenden verstehen, wie die Aktivitäten entwickelt und umgesetzt wurden und welchen Einfluss diese auf die Zielgruppe hatten. Sie können nachvollziehen, warum Gelder für bestimmte Tätigkeiten ausgegeben wurden und inwiefern dies das zu lösende gesellschaftliche oder ökologische Problem beeinflusst.

Kurz: Die Lesenden erfahren, wieso die Welt nun eine andere ist, weil die Organisation in den vergangenen zwölf Monaten aktiv war.

Der entspannte Weg zum wirkungsorientierten Jahresbericht

Was jetzt vielleicht kompliziert klingt, muss es gar nicht sein. Denn der Weg zum wirkungsorientierten Jahresbericht wird gemeinnützigen Organisationen durch den Social Reporting Standard (SRS) erleichtert. Er gibt eine Struktur vor, die alle relevanten Organisationsdaten, Finanzkennzahlen und Wirkungsbelege enthält. So wird garantiert nichts vergessen. Kurz: Der SRS macht aus dem klassischen Jahresbericht eine gut strukturierte Legitimierungsgrundlage. Er macht den gesellschaftlichen Wert gemeinnütziger Arbeit sichtbar.

Und das ganz einfach über eine praktische Vorlage, die sich für die eigene gemeinnützige Organisation anpassen lässt. Die Arbeit am Jahresbericht wird erheblich vereinfacht und das Ergebnis verbessert. Zudem wird durch die vorgegebene Sprache und Struktur eine Vergleichbarkeit der verschiedenen gemeinnützigen Institutionen gewährleistet.

Vorteile eines Jahresberichts nach SRS in der Kommunikation

Sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation bringt ein wirkungsorientierter Jahresbericht viele Vorteile mit sich. Wir haben einige davon gesammelt:

  1. Bestehende Fördernde werden weiterhin gebunden
    Ein Jahresbericht, der es schafft, die Wirkungskette der Organisation darzulegen, legitimiert nicht nur die Arbeit an sich, sondern vor allem auch die ausgegebenen Gelder. Und er motiviert Spenderinnen und Spender, auch im kommenden Jahr wieder an die Organisation zu denken. Der Bericht ist damit ein wunderbares Instrument für den Fundraising-Kreislauf. Denn Untersuchungen zeigen, dass es unheimlich wichtig ist, Spenderinnen und Spender regelmäßig mitzunehmen und ihnen aufzuzeigen, welche Wirkung ihre Unterstützung hat.
  2. Neue potentielle Fördernde werden auf die Arbeit aufmerksam
    Ein wirkungsorientierter Jahresbericht sorgt auch dafür, dass neue potentielle Fördernde Lust haben, die Arbeit und Organisation zu unterstützen – sei es finanziell, ehrenamtlich oder in anderer kreativer Art und Weise. Denn ein gut aufbereiteter Jahresbericht ist auch ein gutes Dokument, um sich vorzustellen und seine Bekanntheit zu erhöhen.
  3. Die Kommunikation mit Partner*innen wird erleichtert
    Auch Partner*innen bekommen einen tieferen Einblick in die Arbeit der Non-Profit-Organisation und somit auch in Kommunikations- und Entscheidungskriterien. Sie verstehen, welchen Einfluss bestimmte Entscheidungen auf die Wirkung hatten. Dies kann die Kommunikation langfristig erleichtern und für mehr Verständnis sorgen.
  4. Die interne Kommunikation wird verbessert
    Intern hilft der Jahresbericht nach Social Reporting Standard den Mitarbeitenden und Freiwilligen zu verstehen, wieso bestimmte Entscheidungen genauso getroffen werden. Dies kann die interne Kommunikation und auch das Teamgefühl positiv beeinflussen.

Wirkungssteigerung durch den Jahresberichts nach SRS

Der Jahresbericht nach dem SRS beschreibt aber nicht nur die Wirkungskette einer Organisation, sondern hilft auch, die Wirkung zu steigern. Dies passiert zum Beispiel über folgende Prozesse:

  1. Reflexion
    Der SRS hilft, die eigene Wirkungskette jedes Jahr wieder kritisch zu betrachten, zu verstehen und zu verbessern. Denn spätestens während des Erstellungsprozesses sollte auffallen, wenn bestimmte Aktivitäten nicht zur Wirkung beigetragen haben. Etwa, wenn einige der Tätigkeiten sehr teuer waren und trotzdem nicht zu dem führten, was ursprünglich gewünscht war. Ein Prozess der kritischen Reflektion hilft, es in Zukunft besser zu machen und die Wirkung langfristig zu steigern. Deshalb empfehlen wir auch auf der Lernwebsite für für effektives Projektmanagement in Non-Profits die regelmäßige und stetige Betrachtung der eigenen Wirkungslogik.
  2. Vergleichbarkeit
    Wer den SRS jährlich nutzt, kann die Entwicklung der eigenen Wirkung langfristig beobachten und regelmäßig vergleichen. Es kann stets nachgebessert werden, so dass die Wirkung steigt. Und welche Organisation des Dritten Sektors wünscht sich nicht mehr Wirkung?
  3. Qualitätsmanagement
    Der Social Reporting Standard hilft, die Vision der Lösung des gesellschaftlichen Problems, die dafür eingesetzten Ressourcen und die erfolgten Leistungen in Bezug auf die Zielgruppe zu dokumentieren. Die Wirkung wird sichtbar. Ausgaben und Aktivitäten, die zu nichts führten, aber auch. Hier ist viel Potential für Lernprozesse. Lernfähigkeit ist ein Qualitätsmerkmal. Das bedeutet, dass auch Themen wie Qualitätsmanagement und Organisationssteuerung von einem guten Jahresbericht erheblich profitieren.

Lernfähigkeit als Qualitätsmerkmal

Und auch der SRS befindet sich in einem stetigen Lernprozess. Entwickelt wurde er von Wissenschaftler*innen, Non-Profit-Organisationen, Praktiker*innen, Investor*innen und Sozialunternehmen – auch PHINEO gehört zu dieser Gruppe. Der SRS wird stetig weiterentwickelt. Mehr zum Social Reporting Standard, die Vorlagen sowie einen Onlinekurs finden Sie auf der Website des Social Reporting Standard.

Jetzt sind wir gespannt: Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Jahresbericht? Haben Sie den Social Reporting Standard bereits angewandt? Wie sind Sie damit klargekommen? Hat er Einfluss auf Ihre Wirkungsorientierung? Haben Sie noch weitere Tipps für die Community? Wir freuen uns sehr auf den Austausch! Kommen Sie dazu gerne in unsere Facebook-Gruppe!