Projektmanagement in Non-Profits: Probleme erkennen – und Gegensteuern

Jedes Projekt gerät irgendwann ins Stottern und braucht kleinere Kurskorrekturen, um wieder ins Laufen zu kommen. Solche Anpassungen liegen in der Natur der Sache und sind kaum der Rede wert. Wirklich gefährlich wird es aber, wenn Stillstand droht, denn das gefährdet nicht nur die Ziele, sondern auch die investierten Ressourcen und die Motivation aller Beteiligten.

Warnsignale erkennen

Es gibt viele Symptome und Warnsignale, die solche Krisen ankündigen:

  • Mangelhafte Dokumentation: Die Berichte, die intern produziert werden, entsprechen nicht (mehr) der Norm, sie sind unvollständig oder inhaltlich unsauber, bleiben ohne Bezug, anstelle von Resultaten und Wirkungen gibt es weitschweifige Erläuterungen. Alternativ wird weder dokumentiert noch berichtet.
  • Falsche Hoffnungen: Entgegen den Erwartungen gelingt es Ihnen über einen längeren Zeitraum nicht, Etappen und Ziele zu erreichen, die Zielgruppen anzusprechen, intern relevante Kompetenzen aufzubauen, weitere Projektpartner*innen zu finden etc.
  • Missmanagement: Entscheidungen werden immer wieder verschoben, Veränderungen abgelehnt ("Bisher hat es doch auch so funktioniert"). Mittel werden immer wieder umgewidmet, Ziele regelmäßig nicht erreicht, eine Fehler- und Lernkultur existiert nur auf dem Papier.
  • Schlechtes Erscheinungsbild: Verantwortungsbereiche sind nicht eindeutig definiert und das Personal wechselt ständig. Mitarbeitende sind lustlos; Krankschreibungen und Fehlzeiten erreichen einen Höchststand; Ehrenamtliche lassen sich kaum mehr blicken.

Diese Aspekte stellen natürlich keine erschöpfende Auflistung dar. Und häufig gibt es auch nicht nur einen Grund, der für die Schieflage eines Projekts verantwortlich ist, sondern eine ganze Kette von Entwicklungen. Aber wenn eines oder mehrere der obigen Warnsignale aufleuchten, sollten Sie rasch handeln.

Je früher Sie sich im Team mit den Ursachen für die Krise auseinandersetzen, desto besser sind die Aussichten, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Voraussetzung hierfür sind absolute Ehrlichkeit, ein nüchterner Realitätssinn und Kenntnisse über den IST-Zustand des Projekts. Nur, wenn die Gründe für die Krise bekannt sind, lassen sich verschiedene Lösungsoptionen abwägen.

Projekte geräuscharm umsetzen

Effektives Projektmanagement in sozialen Projekten

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Gezielt intervenieren

Die anschließende Intervention sollte gezielt geplant werden:

  • Gewinnen Sie Klarheit über das Ausmaß des Problems: Was läuft schief und wie lässt sich das Projekt wieder in die Erfolgsspur zurückbringen?
  • Besprechen Sie im Team Erwartungen und Ziele im Hinblick auf eine gelungene Projektfortführung – und reden Sie erst dann über die Schwierigkeiten.
  • Benennen Sie Probleme, aber umschiffen Sie die Schuldfrage. Hierbei können Sie an die Grundsätze einer konstruktiven Lernkultur anknüpfen: bisherige Schwachpunkte werden klar kommuniziert, aber die Diskussion ist grundsätzlich zukunftsorientiert, erfolgt wertschätzend und verantwortungsvoll.
  • Wenn Projekte unrund laufen, liegt das oft auch an unscharfen Zielen. Es könnte helfen, wenn Sie in eine erneute Diskussion über die Projektziele einsteigen. Verlieren Sie sich aber nicht in Details, sondern konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und betrachten Sie das Projekt aus übergeordneter Warte. Womöglich macht sich hier der Blick eines externen Dritten bezahlt.
  • Häufig haken Projekte, weil innerhalb der Organisation schlicht Kompetenzen in bestimmten Bereichen fehlen. In diesem Fall könnten Sie Ihr Netzwerk einbinden, Weiterbildungen ins Auge fassen oder den Kontakt zu anderen Organisationen herstellen.

Lernen, lernen und nochmals lernen

Um ein ins Straucheln geratenes Projekt wieder auf den Weg zu bringen, kommt es darauf an, dass alle Beteiligten zuversichtlich bleiben. Ein probates Hilfsmittel hierfür sind regelmäßige Lernrunden, bei denen Ihnen folgende Fragen helfen:

  • Inwiefern wurden Ziele erreicht und an welchen Stellen nicht? Warum?
  • Inwieweit weicht das Projekt von den geplanten Ergebnissen ab? Was waren die größten Erfolge? Gab es Fehler? Welche Chancen haben Sie verpasst?
  • An welchen Stellen müssen Sie die Ergebnisse genauer betrachten und Ursachen ermitteln, z.B. mithilfe einer Befragung, einer Evaluation etc.?

Daraus abgeleitet:

  • Müssen Ziele angepasst oder neu definiert werden?
  • Wo sollten Aktivitäten modifiziert werden? Gibt es Erfolgsmethoden?
  • Welche Auswirkungen auf das Projektmanagement ergeben sich aus alledem (zeitlich, finanziell, Kommunikation gegenüber Förder*innen etc.)?
  • Hat sich die Wirkungsanalyse als praktikabel erwiesen und haben Sie die erhofften Erkenntnisse gewonnen?
  • Funktioniert die Wirkungslogik in der Praxis? Muss sie weiterentwickelt werden? Sind die Annahmen, auf denen das Projekt fußt, richtig?

Fazit

Fehlerkultur ist, wenn aus der Frage "Wie konnte das passieren?" kein Vorwurf entsteht, sondern ein Arbeitsauftrag. Die Mitarbeitenden müssen das Gefühl haben, zu Diskussionen ermutigt zu werden und offen sprechen zu können.

Werden Fehler lediglich dafür benutzt, um Verantwortliche zu finden und abzustrafen, ist ein offener Austausch kaum möglich. In solchen Fällen werden die Mitarbeitenden solche Lernrunden als bloßes Kontrollinstrument empfinden.

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