SKala-CAMPUS

5 Schritte zu erfolgreichen Austauschformaten im digitalen Raum

Seit Mai veranstalten wir vom SKala-CAMPUS die sogenannte Virtuelle Kaffeepause. Digital treffen wir uns dabei im Schnitt alle vier Wochen zu einem Kaffee und besprechen verschiedene Themen, die uns aus der Community rückgespiegelt werden. Wir laden Input-Geber*innen ein, die uns einen Einblick in ihre Arbeit geben und tauschen uns dann gemeinsam und auf Augenhöhe aus. In den vergangenen Monaten durften auch wir dabei viel lernen. Diese Erkenntnisse möchten wir gerne teilen.

Unsere Erfahrungen mit informellen virtuellen Treffen

  1. Die Wahrscheinlichkeit der Anmeldung steigt, je kurzfristiger sich Teilnehmende anmelden
    Wir bewerben unsere Kaffeepausen meist etwa drei Wochen vorher. Oft melden sich dann schon einige Interessierte kostenlos an. Die meisten Anmeldungen erfolgen aber häufig erst am Tag selbst oder wenige Tage vorher. Interessant ist dabei zu sehen, dass die kurzfristig angemeldeten Personen meist auch tatsächlich teilnehmen, während diejenigen, die lange im Voraus geplant haben, im Schnitt öfter fehlen. Und das, obwohl wir kurz vorher nochmal Erinnerungsmails rausschicken. Wir schließen daraus, dass viele Menschen heutzutage nur recht kurzfristig und spontan planen können und oft andere wichtige Termine den langfristig geplanten Kaffeepausen in die Quere kommen.
  2. Mehr Kaffee und weniger Tools
    Die digitale Welt beschert uns ungeahnte Möglichkeiten. Tools über Tools versprechen uns perfekte digitale Meetings. Aber oftmals heißt es dann doch: Weniger ist mehr. Wenn wir mit der Community in einen intensiven Austausch gehen wollen, können zu viele oder zu komplizierte Tools das Gespräch auch erschweren und die Leichtigkeit nehmen. Wir wollen alle Engagierten am richtigen Bahnhof abholen und jeder sowie jedem die Möglichkeit geben, sich einzubringen. Dafür muss man nicht technisch versiert sein und kann sich auch mobil zuschalten. Deshalb haben wir uns nun gegen komplizierte Tools entschieden und arbeiten meist einfach in entspannten Kleingruppen- und Plenumssituationen – bei Kaffee und Tee.
  3. Je größer ist nicht desto besser
    Wir hatten bereits Kaffeepausen mit neun Teilnehmenden, aber auch welche mit 120 Teilnehmenden. Keine Frage, das hat alles seinen Charme. Den intensivsten Austausch erfahren wir aber bei 20 – 30 Engagierten, die sich zuschalten. Die Atmosphäre ist entspannter und alle haben die Möglichkeit, auch im Plenum mal das Mikro anzuschalten und sich einzubringen. Die Moderation kann auf Einzelne eingehen und am Ende hat jeder ein Bild davon, wer sonst so teilgenommen hat.
  4. Interaktion muss vorbereitet werden
    Wer kennt es nicht? Man schaltet sich in einen Call, lehnt sich zurück und hört erstmal entspannt zu. Sich tatsächlich einzubringen ist meist eine kleine Herausforderung. Doch erst wer die eigene Komfortzone verlässt, kommt in den tieferen Austausch und lernt wirklich dazu. Und genau das ist ja Ziel unserer Kaffeepause. Deshalb planen wir Interaktion schon vorher ein. Wir fragen uns: Wie bekommen wir es hin, dass alle Teilnehmenden aktiv mitgestalten und sich einbringen können? Und das ganz inklusiv? Deshalb arbeiten wir stets mit Tools wie Mentimeter, nutzen den Chat von ZOOM und schicken die Kaffeetrinkenden in Kleingruppen. Mit Erfolg!
  5. Die beste Bewerbung ist die Empfehlung
    Wir können GoogleAds schalten und unsere facebook-Kanäle mit Einladungen zu spachteln, aber nichts zieht so viele Menschen an, wie eine ernstgemeinte Empfehlung. Deshalb freuen wir uns jedes Mal, wenn Kooperationspartner*innen oder interessierte Teilnehmende unsere Kaffeepause weiterempfehlen. Denn wir sehen: Dann kommen wirklich spannende Menschen dazu, die sich einbringen und austauschen wollen.

Gestalten Sie mit!

Was sind Ihre Erfahrungen mit informellen digitalen Austauschformaten? Was funktioniert bei Ihnen besonders gut? Und welche Kaffeepause hat Ihnen besonders gut gefallen? Haben Sie Themenideen für weitere Formate?

Schreiben Sie uns gerne an SKala-CAMPUS@phineo.org oder tauschen Sie sich in unserer Facebook-Gruppe zur virtuellen Kaffeepause weiter mit der Community aus!